Verwaltung einfach gemacht?!?

Immer wieder stellen meine zukünftigen Ausbilder mir die Frage, ob es nicht irgendwo irgendetwas gibt, was ihnen die Verwaltung ihrer Pflichten und Azubis einfacher macht. Nun bin ich eher zufällig auf ein Angebot gestoßen, was tatsächlich helfen könnte. Warum dann der Konjunktiv? Ganz einfach, ich habe eine tolle Einführung von den Entwicklern bekommen, aber ich kann nicht beurteilen, ob es die Ausbilder wirklich weiter bringt. Deshalb stelle ich hier jetzt mal die Features vor, welche das Programm hat und lasse die Leser entscheiden. Probiert es aus und gebt fleißig Feedback!

Es geht um die Web-App Azubi-Navigator vom U-Form Verlag. Ausbilder von kaufmännischen Auszubildenden kennen diesen vielleicht. Er produziert und vertreibt die Abschlussprüfungen. Und dazu passend bietet er auch Trainingspakete an. Und genau da ist der Ansatzpunkt der App. An sich möchte der Verlag nämlich seine Online Trainings verkaufen. Mit diesem Hintergrund kann man dann auch verstehen, dass selbst die Grundversion der App einiges an Umfang bietet und das ganz kostenlos.

Wenn man sich ohne Einleitung/Anleitung einloggt und los legen möchte, wird man schon etwas erschlagen von den ganzen Funktionen. Wir gehen aber Stück für Stück vor.

  1. Anlagen der Basisdaten
    Hier kann viel gepflegt werden und wenn man den Umfang der Web-App ausnutzen möchte, sollte man das auch. Unabdingbar sind die Pflege der Standorte und Abteilungen, welche für die Ausbildung relevant sind. Bei diesen kann man gleich hinterlegen, wie viele Auszubildende in einer Abteilung maximal aufgenommen werden können. Warum das gut ist? Dazu kommen wir später 😉
    Weiter gehören zu den Basisdaten die Ausbilder und/oder Personalverantwortlichen. Diese können dann auch direkt einer Gruppe zugeordnet werden, welche bestimmte Berichtshefte prüfen dürfen bzw. müssen.
    Danach pflegen wir noch die Berufsschule und können direkt Klassen mit Unterrichtstagen hinterlegen. Nicht zu vergessen die Berufsschulfächer für unsere verschiedenen Ausbildungen.
  2. Ausbildungspläne erstellen
    Der U-Form Verlag stellt alle Ausbildungsrahmenpläne zur Verfügung – zumindest ist das der Plan. Leider sind momentan noch nicht alle eingepflegt.
    Anhand dieser bundeseinheitlichen Ausbildungsrahmenpläne kann man dann selbst einen betrieblichen Ausbildungsplan – im Programm Ausbildungsprofil genannt – erstellen.
  3. Auszubildende
    Bevor die Auszubildenden selbst angelegt werden, sollte mann die Ausbildungsberufe einpflegen. Dort werden der Ausbildungsplan und die Schulfächer hinterlegt. Während dann beim Anlegen der Azubis zusätzlich zum Beruf noch Start- & Enddatum sowie das Team zum Prüfen der Berichtshefte definiert werden muss.

Hat man alles eingepflegt, kann die Arbeit beginnen. Man kann bei den Auszubildenden die Berichtshefte, Klassenarbeiten und Zeugnisse einsehen. Allerdings immer vorausgesetzt der liebe oder die liebe Auszubildende pflegt diese auch fleißig. Um das sicher zustellen kann der Ausbilder Aktivitäten mit Fälligkeitsdatum erstellen. Je nach Einstellung im Bereich der Berichtshefte werden hierfür automatisch Erinnerungen für die Auszubildenden generiert.

Durch die ganzen hinterlegten Informationen z.B. wie viele Auszubildende in einer Abteilung gleichzeitig betreut werden können und wo was beigebracht wird (Ausbildungsprofil) können Versetzungspläne erstellt werden. Dabei weist das Programm den Bediener auf Planungsprobleme wie Kapazitätsengpässe oder Doppelplanungen hin.

Eine Sache, die mir tatsächlich fehlt, ist ein Abgleich der Inhalte aus dem Ausbildungsrahmenplan bzw. Ausbildungsprofil mit den Inhalten des Berichtsheftes. Hat der Auszubildende wirklich das gelernt, was für diesen Zeitraum auf dem Plan stand? Fehlen noch irgendwelche Inhalte aus dem Plan?

Nach einem Schnelldurchlauf durch die Funktionen nun die wichtige Frage: Was ist inklusive und was kostet extra?

BasisPlusPremium
Preis pro Monat & Azubi0,00€6,89€9,89€
MultiuserXXX
DashboardXXX
ChatXXX
Azubi-VerwaltungXXX
UnternehmensdatenXXX
digitales BerichtsheftXXX
AusbildungsrahmenpläneXXX
LerncenterXXX
AufgabenverwaltungXX
WatchlistXX
BeurteilungsbögenXX
RahmenlehrpläneXX
ReportingXX
Lernflat buchbarXX
Anpassbare ReportingsX
ZeugnisgeneratorX
VersetzungsplanungX

Da der U-Form Verlag gerne seine Lerninhalte verkaufen möchte, ist die Verwaltung dieser Inhalte natürlich noch in der kostenlosen Version inklusive (Lerncenter). Die Erinnerungen der Azubis gehören zur Aufgabenverwaltung und sind somit erst in der Bezahl-Version dabei. Dazu kommen dann noch die Rahmenlehrpläne der Berufsschulen für den jeweiligen Beruf und das Berichtswesen, über die Aktivitäten der Auszubildenden im Lerncenter. Die Lernflat ist eines der Angebot des U-Form Verlages, kann aber eben erst ab der Bezahl-Version genutzt werden. In der teuersten Variante kommt außer der wirklich praktischen Versetzungsplanung auch noch ein Zeugnisgenerator dazu. Auch dieser macht es vor allem Ausbildern ohne Personalabteilung im Betrieb einfacher ein rechtssicheres Dokument für den Auszubildenden am Ende seiner Zeit zu formulieren.

Fazit
Für mich steht nach der Testphase fest, dass der Azubi-Navigator eine cool Idee mit echtem Potenzial ist – gerade wenn es um die Erleichterung der Verwaltungsaufgaben der Ausbilder geht. Aber ich weiß nicht, ob die Preise beim aktuellen Entwicklungsstand der Web-App gerechtfertigt sind. Außerdem finde ich die Plus-Version überflüssig, da die wirklich wichtigen Inhalte entweder schon in der Basis-Version oder erst in der Premium-Variante enthalten sind.
Deshalb empfehle ich jedem Interessenten erst einmal die Testphase und die nette Einführung via Screensharing zu nutzen und für sich selbst eine Entscheidung zu treffen.

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